Universiteit Leiden heeft in het najaar van 2022 opnieuw haar online Open Dagen voor zowel de Bachelor- als de Masteropleidingen laten plaatsvinden bij ECC Leiden. Na een eerdere succesvolle editie in maart 2022, zijn er opnieuw 17 studio’s opgebouwd in de verschillende ruimtes die het ECC te bieden heeft. Onder professionele organisatie van Karin en Brenda van Équipe Events hebben deze plaatsgevonden op 10, 11 en 12 november 2022.
Met een goed georganiseerd plan waarin de verschillende partners zijn samengekomen kunnen wij terugkijken op een geslaagd event. Universiteit Leiden vroeg Équipe Events voor de tweede keer om de volledige organisatie en de aansturing van alle betrokken partners op zich te nemen. Équipe Events heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een evenementenbureau welke zich flexibel aanpast aan de wensen van de klant, zowel voor offline als online events. Deze ondersteuning kwam dan ook goed van pas tijdens de Online Open Dagen van de Universiteit.
Samen met de firma’s Koolhaas en NFGD zijn in de studio’s alle technische voorzieningen, decors, verlichting en alle benodigde faciliteiten opgebouwd en ingericht. Koolhaas wist hierin de sfeer en branding van Universtieit Leiden goed samen te laten komen. De herkenbare kleuren en huisstijl van de universiteit kwamen goed tot zijn recht in elke studio.
Ready, set and action! De audiovisuele partner NFGD heeft alle techniek verzorgd voor de livestreams op deze dagen. Dit vraagt een bijzonder strakke planning omdat per ronde 17 online sessies op een exact gelijk tijdstip moeten starten voor de vele (inter)nationale studenten die klaarzaten voor hun oriëntatie op een studie aan de Universiteit Leiden.
In de centraal regie in het ECC kwam alle techniek samen waarbij NFGD snel kon handelen en schakelen met de regisseurs in de 17 studio’s. Zodra een sessie was gestart werd alles vanuit de regiekamer gemonitoord zodat de presentatie zorgeloos verliep.
Een drukke en lange dag moet natuurlijk worden aangevuld met goed verzorgd eten en drinken. Naast de verse koffie, heerlijke thee en fruitwater dat de gehele dag beschikbaar is, heeft de lokale cateraar Dames Dietz een heerlijke lunch verzorgd voor alle aanwezigen op locatie. Alles wordt dagvers aangleverd en uiteraard wordt het menu volledig afgestemd overeenkomstig de wens van de opdrachtgever. Zo kwam er vanuit de Universiteit Leiden de vraag om alles vegetarisch te leveren en hierin heeft Dames Dietz een divers en heerlijk aanbod geleverd. Onze Canteen op locatie geeft tevens de mogelijkheid om tussendoor een zoete of zoute snack te pakken, mocht de lekkere trek toch toeslaan.
Opnieuw is door middel van een goede samenwerking, vroegtijdige communicatie en vooral een hoop plezier een succesvolle editie ontstaan van de Online Open Dagen van de Universiteit Leiden waar wij graag op terugkijken!